Verkaufscoach - Fachberatung


Den Überblick behalten mit der ALPEN-Methode

Einige wenige Minuten Zeitaufwand pro Tag reichen, um mit dieser Methode den eigenen Tagesablauf auf sehr effiziente Art und Weise zu strukturieren. Zweck dabei ist nicht, die gesetzten Ziele besser umzusetzen, sondern die zur Verfügung stehende Zeit am besten zu nutzen.

Tagesablauf strukturieren, Zielumsetzung
Ein voller Terminkalender ist bei der erfolgreichen Bewältigung des Tagesgeschäfts nicht gerade förderlich. (Foto: Paul-Georg Meister / pixelio.de)

Die ALPEN-Methode hat nichts mit Schwierigkeitsgraden oder großen Herausforderungen zu tun. Auch wenn der Name der ALPEN-Methode es nahelegt: Berge müssen Sie nicht erklimmen, um Ihre Projekttätigkeiten, den alltäglichen Tagesablauf oder Büroarbeiten sinnvoll zu planen. Tatsächlich verbergen sich hinter dieser Abkürzung nur fünf kleine Schritte. Doch die haben es in sich:

Bei der erfolgreichen Bewältigung des Tagesgeschäfts hilft eine konkrete schriftliche Planung, die mit maximal zehn Minuten auskommt. Die fünf Schritte sind schnell erlernt. Und mit der Arbeitshilfe als Download ist die Anwendung der ALPEN-Methode regelrecht ein Kinderspiel.

Und so funktioniert die ALPEN-Methode. Bitte gehen Sie beim Ausfüllen der Arbeitshilfe spaltenweise vor:

  1. Aufschreiben: Erstellen Sie eine To-Do Liste. Nutzen Sie dafür die Arbeitshilfe. Prioritäten vergeben sie zunächst nicht. Notieren Sie, i) welche Aufgaben Sie planen, ii) welche Termine Sie bearbeiten und iii) welche Anrufe, Mails und Gespräche Sie bis wann erledigen möchten.
  2. Länge: Wie lange benötigen Sie für jede einzelne Aufgabe? Kalkulieren Sie diese Zeiten so genau wie möglich ein. Versuchen Sie, die Zeiten dabei realistisch zu schätzen. Kalkulieren Sie lieber ein wenig großzügiger, bevor Sie sich unnötig unter Druck setzen. Arbeiten Sie mit Anfangs- und Endzeiten.
  3. Planung von Pufferzeiten: Haben Sie Zeit gelassen für Unvorhersehbares? Realistisch ist, maximal 60 Prozent der verfügbaren Zeit zu verplanen. Die Erfahrung zeigt, dass etwa 40 Prozent unserer Zeit durch Unvorhersehbares oder unerwartet auftretende dringende Erfordernisse verbraucht werden. Wichtig ist auch, Zeit mit den Kollegen vorzusehen, zum Beispiel den Austausch in der Teeküche oder die Gratulation zum Geburtstag. Diese sozialen Aktivitäten sind im 40 Prozent-Block enthalten. Es gilt also: 60 Prozent verplanen, 40 Prozent für Unvorhersehbares blockieren.
  4. Entscheiden Sie nach Wichtigkeit: Ist etwas dringend oder nur wichtig? Weisen Sie Ihren Aufgaben darum Prioritäten zu und widmen Sie sich ihnen in dieser Reihenfolge (A= sehr dringend und wichtig, B= weniger wichtig, C= hat Zeit, kann liegen bleiben). Ihr Hauptaugenmerk liegt auf den A-Aufgaben. Erst, wenn alle A-Aufgaben erledigt sind, und auch nur, wenn Sie Zeit dafür haben, beginnen Sie mit den B-Aufgaben. Ansonsten gilt: Versuchen Sie, diese B-Aufgaben zu delegieren oder auf einen späteren Termin zu legen. B-Aufgaben können zu A-Aufgaben werden, wenn sie terminlich fixiert waren und von wichtig auf dringend hochgestuft wurden. C-Aufgaben haben in einem eng gesteckten Tagesablauf eine geringe Dringlichkeit. Dazu zählt beispielsweise die Lektüre von eher unwichtigen Fachzeitschriften oder Tätigkeiten, die Sie gern ausüben, die aber keinen Einfluss auf Ihre Zielerreichung haben. Wenn Sie Zeit dafür haben, und nichts Dringendes oder Wichtiges dagegen spricht, ja dann ist der richtige Moment für die Bearbeitung von C-Aufgaben.
Nachkontrolle: Haben Sie alles erledigt oder ist etwas liegen geblieben? Wie alle Planungs- und Organisationstools lebt auch dieses von der Qualität Ihrer Annahmen und den tatsächlichen Bedürfnissen. Haben Sie falsche Annahmen gemacht, die Sie korrigieren sollten bei der Planung beim nächsten Mal? Arbeiten Sie zu einem großen Teil selbstbestimmt, verschieben sich Ihre planbaren Zeitkontingente entsprechend. Vermerken Sie auf jeden Fall bei der täglichen Nachkontrolle Ihre Erkenntnisse in der Planungshilfe. Nur so können Sie bei der nächsten Planung davon profitieren und darauf zurückgreifen. Übertragen Sie Unerledigtes vor Feierabend in die Aufgabenplanung des nächsten Tages.

Laden Sie hier die Arbeitshilfe herunter.

www.pixelio.de

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CARO-Autor Marc Sobolewski

Marc Sobolewski

hat seinen Abschluss in Betriebswirtschaftslehre an der Universität Köln gemacht. Seit 2002 bietet er erfolgreich Marketing- und Vertriebsberatung an, einschließlich Workshops und Trainings. Davor war er viele Jahre im Mittelstand und in Konzernen tätig, zuletzt in der Geschäftsleitung eines mittelständischen Herstellers, verantwortlich für Marketing und Vertrieb. In seine Beratung, Workshops und Trainings fließen fundierte Erfahrungen aus der Konsumgüter- und Fliesenbranche ein. Seit 2008 beschäftigt er sich zudem damit, Veränderungsprojekte in Unternehmen durch begleitende Change Management-Maßnahmen zum erfolgreichen Abschluss zu führen. Marc Sobolewski ist zertifizierter Verkaufs- und Verhaltenstrainer nach den Richtlinien des dvct. Seit 2005 bringt er als CARO-Autor praktisches Verkaufswissen auf den Punkt. Mittlerweile sind über 100 Artikel von ihm erschienen.

Kontakt: Marc Sobolewski
Telefon: 069/5979 7558
E-Mail: m.sobolewski@m-2-s.de
Web: www.m-2-s.de


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